Hybrid mail (thư lai) là thuật ngữ đã xuất hiện từ hơn 2 thập kỷ nay. Sử dụng dịch vụ thư lai, nghĩa là một khách hàng sẽ gửi dữ liệu điện tử (có thể là email) đến bưu điện, sau đó bức thư được in ra và cho vào phong bì, gửi đến người nhận như một lá thư tay truyền thống.

Theo Liên minh Bưu chính thế giới (UPU), hiện nay đã có 86 hãng bưu chính trên thế giới sử dụng các hình thức thư lai. Ước tính, thư lai giúp các tổ chức tiết kiệm khoảng 20-30% chi phí so với việc xử lý các loại thư truyền thống, bởi nó giúp các hãng bưu chính tránh được những khâu như phân loại thư từ, đóng gói, vận tải quãng đường dài và tất nhiên cả chi phí phân loại sau cùng và phân phát. Với thư lai, chặng đường sẽ gần hơn, vì thế nó cải thiện tốc độ và tổng chi phí nói chung. Và tất nhiên, mọi khoản tiết kiệm chi phí trên đều góp phần giảm lượng khí thải carbon của mỗi bức thư.

“Ngành công nghiệp bưu chính sẽ có những thay đổi lớn trong 12-18 tháng tới”, Friedhard Emmel, một lãnh đạo của hãng quản lý tài liệu Scalaris nói. Scalaris nhận định nhu cầu khách hàng mong muốn nhận thư ở định dạng số sẽ ngày càng gia tăng. “Thư lai là một hình thức giao thoa giữa thư tay thông thường và thư điện tử”, Emmel nói.

Trong tình thế cạnh tranh hiện nay, các hãng bưu chính cần gia tăng các giá trị. Deutsche Post là một điển hình về các dịch vụ giá trị gia tăng trong bưu chính với 8 trung tâm in thư lai đặt trên toàn quốc.

Thư lai được xem là cơ hội lớn để các hãng bưu chính tiến tới thời đại điện tử, trong bối cảnh thư tay truyền thống đang ngày càng giảm sản lượng. “Đây đang là thời kỳ quá độ trước khi ngành bưu chính hoàn toàn bước sang thời đại thư điện tử”, Emmel nói. Tuy nhiên, ông dự đoán thời kỳ quá độ này sẽ kéo dài trong 20 năm. “Chúng tôi dự đoán trong 2 đến 5 năm tới, thị trường thư lai sẽ bùng nổ mạnh mẽ, song nếu các hãng bưu chính quốc gia không nắm bắt thời cơ, họ sẽ lại mất thị trường vào tay các hãng tư nhân”.

Mặc dù email đã có ở khắp mọi nơi, song nó vẫn không thể thay thế dịch vụ cuối cùng trong thư tín, đó là người nhận được cầm trên tay một lá thư thực thụ. Thư lai đang ngày càng tiện lợi và tiến hóa hơn, cùng với sự tiến hóa của công nghệ. Người dùng có thể sử dụng giao diện web để thiết kế và in bức thư.

Trước đây, nhiều khách hàng lo ngại chất lượng của bức thư lai khi đến tay người dùng. Tuy nhiên, máy in màu kỹ thuật số ngày càng phát triển, giá rẻ hơn, chất lượng đẹp hơn, vì thế thư lai cũng trở nên sống động hơn. Các giải pháp phần mềm sáng tạo hơn, phát triển hơn áp dụng cho thư lai ngày càng xuất hiện nhiều hơn.

Hầu hết các giải pháp thư lai ngày nay cung cấp một số lựa chọn hình thức phân phát, bao gồm webmail, email bảo đảm, chữ ký số và thường gắn liền các thông báo nhận, gửi qua SMS. Nhưng một số người lo ngại thư lai có thể bị một người nào đó đọc lén, hoặc rơi vào folder thư rác vì một sai sót nào đó. Đó là lý do vì sao Deutsche Post và Swiss

Post đang phát triển một số sáng kiến bảo mật thư lai. “Tại Đức, chính phủ ủng hộ và bảo vệ tính bảo mật của giao tiếp điện tử”, Peter Lackner, một phó chủ tịch cấp cao của hãng tư vấn thư tín hàng đầu Pawisda International nói.