Tại Mỹ, thư từ chuyển phát loại Một (First Class Mail) giảm khoảng 25% trong 5 năm trở lại đây phần lớn vì sự xuất hiện của thư điện tử thay thế. Tuy nhiên, Bưu chính Mỹ (USPS) dù bị tê liệt vì nợ nần vẫn nung nấu chiến lược phát triển dịch vụ thư tín điện tử và thư lai, đồng nghĩa với việc đẩy nhanh tốc độ suy giảm thư từ truyền thống. Đâu là nguyên nhân?

Theo Michael Schrader, chuyên gia về chuyển tiếp thư vật lý và điện tử, chúng ta đang sống trong một thế giới của cả giấy tờ và điện tử, bất chấp xu hướng số hóa xã hội hỗn hợp này vẫn tiếp tục: “Trong 15 hay 20 năm qua, chúng ta đều nói về văn phòng "không giấy tờ" và giấy tờ sẽ biến mất. Nhưng không phải vậy. Con người sử dụng công nghệ tại nhiều thời điểm, chúng thực sự giúp ích, nhưng tôi nghĩ mọi tiên đoán đều sai. Chúng ta vẫn cần tới giấy”.

 

 

Schrader, quản lý công nghệ phòng thư tín điện tử khu vực châu Âu, Trung Đông và châu Phi của hãng Top Image Systems (TIS) cho biết, cơ hội của dịch vụ bưu chính nằm trong việc giúp đỡ khách hàng lớn hiểu cách kết hợp dòng chảy của thư điện tử và thư vật lý. Bưu chính Đức, Thụy Sỹ, Ý… đều nắm được cơ hội này và trong thập kỷ qua đều trở thành những “người gác cổng” thông tin liên lạc bên ngoài cho nhiều khách hàng lớn.

Công ty của Schrader chuyên cung cấp công nghệ phòng thư tín điện tử, cho phép các hãng bưu chính đảm nhận vai trò “gác cổng”: cả dòng thư điện tử và vật lý của khách hàng đều “chảy” vào phòng thư tín điện tử; sau đó thư vật lý được chuyển sang dạng điện tử trước khi dòng thông tin được sắp xếp để chuyển phát ngay lập tức tới địa chỉ người nhận cuối cùng trong công ty họ. Sử dụng nền tảng này, các hãng như Bưu chính Đức có thể bắt đầu kinh doanh với những “ông lớn” như Ngân hàng Đức vì họ tự tin “giải quyết được mọi thư từ gửi đến, không kể là thư tay hay thư điện tử”. Phòng thư tín điện tử trang bị thiết bị có thể mở thư vật lý và quét vào hệ thống điện, đồng thời sắp xếp, phân loại dòng thư cho chuyển phát cuối cùng. Phân loại thư đảm bảo thư tới đúng địa chỉ cá nhân trong công ty hay thậm chí xác định nội dung thông điệp và nhiều thông tin phụ khác để khách hàng giải quyết nhanh vấn đề trong thư.

 

 

Rõ ràng công nghệ này làm dấy lên câu hỏi về quyền riêng tư, tương tự cách Google từng đối mặt với câu hỏi từ báo giới liệu có hay không Google “đọc” email của mọi người để đặt quảng cáo hiển thị tương ứng với từng nội dung thư. Tuy nhiên, uy tín của thương hiệu dịch vụ bưu chính có thể xoa dịu những mối lo lắng này. Theo Schrader, quá trình xử lý và phân loại tự động trong phòng thư tín điện tử sẽ được công chúng chấp nhận như email. Scharader cũng nhấn mạnh ngoài hướng dẫn đúng đắn của các Chính phủ, công nghệ chữ ký điện tử hiện nay cũng giúp mọi thứ bảo đảm và chính thống hơn. Bên cạnh đó, thư từ có tính tuyệt mật được lưu giữ trong phòng riêng biệt như phòng thư tín Ban quản trị. Tuy nhiên, Scharader khẳng định các lá thư khác cũng sẽ “nguyên đai nguyên kiện”.

Dù khởi đầu nhỏ song cơ hội cho dịch vụ bưu chính là vô cùng tiềm năng. Các dịch vụ bưu chính hàng đầu đang đẩy mạnh dịch vụ thông tin liên lạc giữa DN - khách hàng như ngân hàng, công ty tài chính, DN viễn thông… Nếu chậm chân, các đối thủ sẽ ngay lập tức thay thế và lấy đi lượng thư tín điện tử cũng như thư truyền thống đáng kể. Tổ chức bưu chính truyền thống luôn phải cạnh tranh với người mới gia nhập thị trường. Với trường hợp của USPS, theo Schrader, cách mạng thư lai điện tử sẽ giúp công ty lấy được thị trường trước khi đối thủ mới chiếm được chỗ đứng. Ông nói: “Tổ chức bưu chính có thể kiếm tiền từ tem trên thư, nhưng cũng có thể kiếm đô-la bằng cách chiết xuất thông tin tự động và gửi tới đúng nơi cần gửi. Mặt khác, công nghệ này cũng là mối đe dọa vì nếu có công ty thực hiện nhanh hơn, họ sẽ đánh cắp mọi thứ từ tổ chức bưu chính.”